Berhikmat Rapat Hindari Saling Silang Pendapat

SATUHARAPAN.COM - Masih teringat lamat seorang rekan bertutur mengisahkan pengalamannya dimana suatu kali anaknya yang masih kecil ditanya oleh seorang dewasa, apa pekerjaan Papa? Dengan polosnya anaknya mengatakan “Pekerjaan Papa, Rapat”. Saya sontak terkekeh bersama rekan senior ini. Coba kita telisik kembali berapa kali dalam sehari, kita mengundang atau diundang hadir rapat? Kalau saya perhatikan di kalender outlook saya, sehari bisa ada 3-4 kali rapat yang datang susul menyusul. Apalagi saat masa pandemi, ketika semua pertemuan tatap muka tak bisa dilakukan, maka rapat virtual via zoom dan google meet jadi aktivitas keseharian. Saat jadwal rapat yang menumpuk, kebanyakan dari kita jadi agak bingung menentukan mana rapat yang harus kita hadiri, mana yang tidak. Jika sama pentingnya, dalam skala prioritas hingga kita membuka dua device dan menjadi double agent demi menghadiri rapat tersebut.

Hindari Silang Pendapat

Rapat yang efektif mempunyai tujuan yang jelas. Orang yang hadir dalam rapat tersebut merasakan bahwa dirinya terasa “istimewa” dan memiliki self of urgency mengapa dia hadir dalam rapat tersebut. Indikator untuk mengeceknya sangat mudah seberapa efektif sebuah rapat? Seberapa banyak keluhan yang muncul dalam sebuah rapat?. Daftar kekesalan dari kehidupan profesional di organisasi dan perusahaan saat ini adalah pertemuan rapat yang terlalu panjang, penuh masalah yang ingin diulas dan dibahas tanpa solusi, dan hasil yang tidak produktif (D.Robertson). Hal tersebut mengindikasikan efektivitas rapat tersebut. Beberapa penelitian menyebutkan bahwa menghabiskan terlalu banyak rapat di ruang zoom justru merugikan organisasi ataupun perusahaan. Sebaliknya dengan mengurangi rapat, maka dapat menghemat budget anggaran 25.000 dolar per-karyawan pertahun (Kompas, 4/2/23). Penghematan ini sebenarnya berpangkal pada pertanyaan simple bagaimana membangun efektivitas dalam sebuah rapat? Dalam banyak persepsi, kadang ada yang menganggap rapat adalah ajang debat, saling silang pendapat, atau malah tempat ngerumpi dan curhat. Ada yang mengganggap rapat, adalah tempat melampiaskan kemarahan ataupun kejengkelan, atau sekedar nyinyir untuk melepaskan sebel ataupun pembalasan dendam kesumat.

Membangun Efektivitas

Rapat harus menjadi bagian dari inovasi dan kreativitas sebuah pengambilan keputusan organisasi. Oleh karena itu rapat harus didesain sejak awal melibatkan semua. Mulai dari penyusunan undangan, perlu disebutkan tujuan dari rapat, mengapa rapat diadakan dan tujuannya jelas. Setiap peserta rapat bisa membaca tujuan rapat dan memahami mengapa mereka harus hadir dalam rapat itu sendiri. Rapat yang efektif juga menciptakan iklim istimewa, dimana setiap orang merindukan untuk datang kembali dalam rapat selanjutnya. Rapat juga bukan untuk mengundang orang datang dan mendengarkan, melainkan orang yang diundang diharapkan hadir dalam rapat dan bekerja, memberikan sumbangsih pemikiran dan solusi. Dengan demikian rapat seyogyanya mengundang orang yang penting untuk mencapai tujuan dari rapat tersebut. Kita juga harus bisa membedakan macam-macam rapat, apakah itu rapat informasi, koordinasi, rapat evaluasi dan sebagainya, jangan dicampuradukan.

Rapat juga perlu mencantumkan konteks singkat sehingga orang yang diundang dalam rapat juga memiliki orientasi yang sehati dan sepikir terhadap capaian dan output yang dihasilkan dalam rapat. Konten rapat diringkas dengan penekanan sehingga mudah dibaca dan dipahami. Durasi rapat juga diharapkan tidak perlu terlalu lama, disesusaikan dengan tujuan dan jumlah pembahasan rapat. Durasi antara 1 jam hingga 2 jam maksimal, dan menghasilkan 3-4 keputusan-keputusan penting akan membuat rapat menjadi penting dan menyenangkan. Kita juga perlu mengembangkan spiritualitas rapat yang baik, bahwa rapat adalah menghadirkan Tuhan dan hikmatNya dalam setiap percakapan dan keputusan. Oleh karenanya rapat bisa menjadi bagian dari ibadah kepada Tuhan yang menuntun setiap orang dalam hati yang faham, dan keputusan yang bijaksana. Supaya tidak garing, rapat dibuka dalam doa meminta hikmatNya, dan ditutup dalam doa, supaya semua keputusan akan dimampukan untuk ditindak lanjuti dalam pimpinanNya. Ide kreatif bserfoto bersama, atau tiktok sejenak bersama bukan sekedar jadi dokumentasi, tapi jadi ekspresi bahwa rapat dilaksanakan dengan happy. Jika ada camilan dan minuman teh ataupun kopi, membuat rapat juga menjadikan iklim obrolan mencair seperti diwarung atau kedai kopi, dan tak ada pribadi yang mengakhiri rapat dan pulang dengan sakit hati.

Quote

“Rapat bukan silang pendapat, saling debat dan hujat, sebaliknya sepakat membangun pemahaman untuk solusi terbaik. Keberhasilan rencana terjadi jika setiap pihak memberi nasehat dalam hikmat”