Menjadi Peserta Rapat yang Baik

SATUHARAPAN.COM – Inilah delapan perilaku yang paling mengganggu rapat. Mungkin Anda pernah merasakan salah satu atau mungkin semua ketidaknyamanan itu. Janganlah kita sesekali berperilaku seperti itu.

1. Rapat yang terlambat dimulai. Peserta yang datang tepat waktu malah dikorbankan demi menunggu mereka yang terlambat. Rapat yang dimulai terlambat sudah mengirimkan pesan: kita menghormati mereka yang terlambat, dan bukan menghormati mereka yang hadir tepat waktu. Peserta yang hadir tepat waktu akan menjadi peserta rapat yang hadir terlambat di kali berikut, setelah menerima pesan ini.
2. Rapat yang tidak memiliki agenda dan tujuan yang jelas. Peserta akan merasa membuang waktu hadir di rapat yang tidak menghasilkan keputusan bermakna. Lain kali mereka akan berpikir dua kali atau mencari alasan untuk tidak hadir pada rapat yang sama.
3. Rapat yang berkepanjangan karena pemimpin rapat membiarkan adu argumen yang tak penting. Peserta merasa waktunya yang berharga tidak dimanfaatkan optimal. Kadang ada peserta yang lalu ”mengambil alih” kepemimpinan rapat agar keputusan segera dijatuhkan. Peserta biasanya enggan untuk mengikuti rapat yang sama di kali berikut.
4. Peserta rapat yang asyik dengan hal lain ketimbang mengikuti jalannya rapat, seperti mengobrol dengan peserta di sebelahnya. Selain menyebabkan kegaduhan di dalam ruangan, juga menyebabkan rapat menjadi berlarut-larut. Ketika keputusan dijatuhkan tanpa ia berkontribusi karena tak mendengar, ia terkejut lalu mulai bertanya: ”Mengapa keputusan jadi begitu?” Dan rapat pun  menjadi semakin panjang.
5. Sebaliknya ada peserta rapat yang tidak berkontribusi sama sekali. Mulutnya terkatup terus selama rapat. Tak ada masukan, kritik, maupun dukungan. Peserta rapat seperti ini tak merasa bahwa ia diundang untuk menjadi bagian, bukan penonton.
6. Namun, ada juga peserta rapat yang terlalu banyak melontarkan kritik atau pendapat karena ingin semua pandangannya di dengar dan pendapatnya dijadikan keputusan bersama. Peserta rapat macam begini menyebabkan peserta lainnya menjadi tak acuh pada hasil akhir setelah lelah berupaya untuk menetralkan dominasi.
7. Peserta rapat tidak menerapkan etika menggunakan teknologi: telpon genggam dibiarkan berdering berulang kali dan bahkan dijawab di dalam ruangan, kadang dengan  suara yang sangat keras sehingga bersaing dengan suara pembicaraan rapat sendiri.
8. Peserta rapat kurang/tidak memiliki komitmen untuk melaksanakan keputusan rapat. Di luar rapat, ketidaksetujuan atau keengganan terhadap keputusan rapat muncul dengan tidak melaksanakan keputusan atau memperlambat tindak lanjut. Tidak berkomitmen terhadap keputusan rapat menyebabkan proses keseluruhan program akan terhambat.

Menjadi peserta rapat yang baik merupakan berkontribusi positif untuk kesuksesan hasil rapat dan kemajuan  ke depannya.

Editor: ymindrasmoro

Email: inspirasi@satuharapan.com